Receptionist

Responsibilities

• استقبال الزوار أو العملاء والترحيب بهم وتوجيههم إلى الموظف المعني في الجهاز، مع الحفاظ على تفاصيل الزيارة.
• تلبية احتياجات الزوار والعملاء والرد على استفساراتهم وشكاواهم أثناء الزيارة أو عبر المكالمات الهاتفية أو البريد الإلكتروني.
• الرد على المكالمات الهاتفية الواردة والمراسلات وتحويلها إلى الموظف المختص.
• التأكد من جاهزية وترتيب منطقة الاستقبال وتوفير الأدوات المكتبية والضيافة اللازمة للزوار.
• حفظ وأرشفة المستندات والسجلات والمراسلات الصادرة والواردة.
• تسجيل بيانات الزوار والعملاء والتفاعل معهم ومتابعتهم عند الحاجة.
• المساندة في تنظيم المواعيد وجدولة حجوزات قاعات الاجتماعات والمؤتمرات وتحديث التقويمات والارتباطات.
• تقديم الدعم الإداري والسكرتاري وتنسيق أنشطة العمل المختلفة.
• الالتزام بالسرية والنزاهة والمحافظة على المعلومات وفق سياسات وإجراءات أمن المعلومات المعتمدة في الجهاز.
• تنفيذ أي مهام أخرى تُكلّف من قبل المسؤول المباشر.

Qualifications